Etkinlik ajansı, en genel ifadesiyle markalar, şirketler veya kişiler için yapılacak çeşitli organizasyonların planlaması, yönetimi ve uygulanmasında profesyonel destek sağlayan bir ajans türüdür. Etkinlikler özellikle içerik pazarlamasının hızla büyümesinin ardından içerik üretim ve yönetimini de besleyen önemli bir kaynak haline geldi. Bununla birlikte şirketler, yaratıcı fikirler için etkinlik ajanslarının kapısını daha fazla çalıyor diyebiliriz.
Etkinlik ajansları kimlere hizmet verir?
Etkinlik ajansları; şirketler, kurumlar, dernekler, vakıflar, belediyeler ve özel kişiler gibi birçok farklı müşteri profili için hizmet verir. Bu müşteriler kurum içi veya kurum dışı tanıtım veya motivasyon amaçlı organizasyon ihtiyacı için en iyi etkinlik ajanslarıyla çalışırlar.
Etkinlik organizasyon şirketleri / ajanslarının hizmetleri nelerdir?
Müşterilerinin ihtiyaçlarına göre özel tasarlanmış iş etkinliklerini planlamak için etkinlik ajansları kabaca şu hizmetleri sunar:
- Etkinlik konsepti geliştirme ve planlama
- Etkinlik alanı seçimi ve tasarımı
- Konuşmacılar, sanatçılar ve eğlence programları gibi unsurların ayarlanması
- Konaklama ve seyahat organizasyonu
- Catering koordinasyonu
- Ekipman kiralama, ışıklandırma, ses sistemleri ve diğer teknik hizmetler
- Mali planlama
- Etkinlik promosyonu, pazarlama ve tanıtım faaliyetleri
- Tüm sözlü, yazılı ve görsel içeriklerin temini
Kurumsal etkinlik organizasyon çeşitleri nelerdir?
Etkinlik ajansı denilince akla çok sayıda event türü gelir ki bu çok normal çünkü ihtiyaca ve stratejiye göre birbirinden çok farklı etkinlik konsepti geliştirilebilir. Etkinlik ajansları İstanbul başta olmak üzere öncelikle büyükşehirler ve diğer şehirlerde hizmet verdikleri için lokal alışkanlıklara göre de projeler geliştirebilirler.
Peki sıralamak gerekirse şu etkinlik türlerine hizmet verirler:
Kurum içi etkinlikler:
- Kick off veya değerlendirme toplantıları
- Franchise / bayi toplantıları
- İş seyahatleri
- Ekip aktiviteleri
- Kurum içi yılbaşı, şirketin yaş günü, yazı / baharı karşılama gibi motivasyon kutlamaları
Kurumsal etkinlikler:
- Özel etkinlikler
- Lansmanlar
- Roadshow’lar
- Seminer, konferans, sempozyum ve kongreler
- Festivaller
- Ödül gecesi, sergi, açılış gibi davetler
- Fuarlar
Etkinlik ajansı hangi ihtiyaçları temin edebilir?
Her şeyden önce etkinlik ajansları hedef kitleyle en kısa ve güçlü bağı kurabilmek için kurguladığı etkinlik planlamasında şu ihtiyaçların tümünü temin edebilmelidir:
- KV, broşür, photo wall / örümcek stant / roll up, yaka kartı, davetiye, e-bülten, video film, fotoğraf gibi etkinliklerde yer alacak tüm dijital & basılı yaratıcı tasarımlar.
- Etkinliğin strateji ev hedefine uygun mekanın bulunması, oturma ve sahne düzeni, ortam süslemeleri, ses ve ışık gibi mekanın tasarımına dair unsurlar.
- Etkinlikte görev alacak konuşmacı, sunucu, sanatçı gibi kişilerin yanı sıra barmen, nefes terapisti, eğitmen, şef gibi aktivitede rol alacak uzmanlar.
- Davetli ulaşım ve konaklaması, catering, promosyon ürünler.
- Etkinliğin davet süreci için PR yönetimi ve reklam yönetimi
İster büyük event firmaları olsun ister butik ajanslar, öncelikle müşteri pozisyonundaki kurumların marka konumlanması ve stratejisi doğru anlamalıdır. Buna göre yaratıcı projeler üretmelidir. Tabii bunu yaparken şirketlerin ayıracağı bütçe önemli bir etken. Bu nedenle ajanslar aynı zamanda etkinliğin bütçe korelasyonundan da sorumludur.
Kurumsal etkinlik organizasyon ajansları
Etkinlik ajansına mı ihtiyacınız var?
Siz de tanıtım faaliyetleriniz için etkili ve yaratıcı bir etkinlik planlamak istiyorsanız Contentive İçerik ve Etkinlik Ajansı ile tek elden profesyonel bir destek alabilirsiniz. Sizinle tanışmak için sabırsızlanıyoruz!
